Как рассчитать зарплату сотрудника с НДФЛ

Зарплата «на руки» — это сумма, которую сотрудник получает после удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Для резидентов РФ ставка НДФЛ обычно составляет 13%. Разберём, как посчитать зарплату по часам и по дням, как учесть премии и штрафы и где чаще всего ошибаются.

Базовая формула

Сначала считают начисленную сумму (gross) — до налога, затем удерживают НДФЛ:

• •Начислено = ставка × отработанное время + премии − штрафы
• •НДФЛ = Начислено × 13%
• •На руки = Начислено − НДФЛ

Почасовая ставка: пример

Сотрудник отработал 165 часов по ставке 300 ₽/час, получил премию 5 000 ₽ и штраф 1 000 ₽. Начислено: 165 × 300 + 5 000 − 1 000 = 53 500 ₽. НДФЛ: 53 500 × 13% = 6 955 ₽. На руки: 53 500 − 6 955 = 46 545 ₽.

Дневная ставка: пример

Сотрудник отработал 15 смен по 2 500 ₽ за смену, без премий и штрафов. Начислено: 15 × 2 500 = 37 500 ₽. НДФЛ: 4 875 ₽. На руки: 32 625 ₽.

Когда НДФЛ не удерживают

Если сотрудник оформлен как самозанятый (НПД) или ИП, работодатель не удерживает НДФЛ — налог платит сам исполнитель. Поэтому в учёте важно различать тип занятости: для штатного сотрудника налог удерживается, для самозанятого — нет.

Как не считать вручную

Ручной расчёт по нескольким сотрудникам и точкам — источник ошибок и споров. Тайм-трекер ПРО берёт часы из фактических отметок, автоматически считает начисления, премии, штрафы и НДФЛ и формирует расчётный лист с выгрузкой в Excel и PDF.